Vous savez que vous avez besoin d’un CRM. Vous avez lu des comparatifs, testé des démos, commencé des tableaux dans Notion ou Airtable… puis tout est resté en plan.
Entre le travail client et l’administratif, vous n’avez pas le temps de “monter un CRM”.
La bonne nouvelle, c’est qu’un mini CRM suffisant pour une TPE peut se mettre en place en 7 jours, à raison de 30 à 60 minutes par jour, sans usine à gaz ni projet interminable.
Voici un plan simple, jour par jour.
Jour 1 — Clarifier votre pipeline (sans jargon)
Avant de choisir un outil ou de créer des colonnes, il faut comprendre comment vos clients arrivent jusqu’à vous.
1.1. Dessinez votre pipeline sur une feuille
Listez les grandes étapes par lesquelles passe un prospect :
- Nouveau contact (formulaire, appel, recommandation…)
- Qualification (est-ce un bon fit ?)
- Devis envoyé / proposition
- En réflexion
- Gagné (client)
- Perdu
Adaptez les mots à votre réalité, mais gardez 5–7 étapes maximum.
1.2. Identifiez les informations indispensables
Pour suivre vos contacts, vous avez besoin au minimum de :
- nom/entreprise,
- email, téléphone,
- source (site web, recommandation, LinkedIn, etc.),
- étape dans le pipeline,
- date de dernière interaction,
- date de prochaine action.
Tout le reste est secondaire. On pourra l’ajouter plus tard.
Jour 2 — Choisir l’outil (et s’y tenir au moins 6 mois)
Ne passez pas 3 semaines à hésiter. Pour une TPE, trois options simples :
- Notion si vous souhaitez un espace multi-usage:
- CRM,
- notes,
- procédures,
- docs projets.
- Airtable si vous aimez les tableurs mais avec des vues modernes.
- HubSpot CRM Free si vous avez un pipeline commercial un peu plus structuré.
Choisissez un seul outil et engagez-vous à l’utiliser au moins 6 mois avant de juger.
Jour 3 — Créer la base et les champs essentiels
Dans l’outil choisi, créez une base/une table “Contacts” avec les champs suivants :
- Nom (ou Nom et Prénom séparés),
- Entreprise (facultatif si B2C),
- Email,
- Téléphone,
- Source (liste déroulante),
- Étape (votre pipeline),
- Date dernière interaction,
- Date prochaine action,
- Montant potentiel (si pertinent),
- Notes.
Ne cherchez pas la perfection. Votre objectif est d’atteindre une version utilisable rapidement.
Jour 4 — Importer un premier lot de contacts (pas toute l’historique)
Au lieu d’importer 3 000 lignes d’un coup :
- commencez par vos contacts récents (6–12 derniers mois),
- ou les clients/prospects actifs.
Vous pouvez :
- exporter votre fichier Excel existant en CSV,
- supprimer les colonnes inutiles,
- importer dans votre CRM et mapper les colonnes (Nom, Email, etc.).
Ne vous bloquez pas sur l’historique complet. Votre priorité est de rendre opérationnel ce qui vit aujourd’hui.
Jour 5 — Créer vos vues “pilotage”
Un CRM devient agréable à utiliser quand vous avez des vues qui répondent à des questions concrètes.
Créez:
- Vue “À relancer cette semaine”:
- filtre : Date prochaine action = cette semaine,
- tri : Date prochaine action croissante.
- Vue “Pipeline en cours”:
- filtre : Étape = en cours / devis envoyé / en réflexion,
- vue kanban par étape si outil le permet.
- Vue “Nouveaux contacts”:
- filtre : contacts créés dans les 30 derniers jours.
Ces vues seront vos points d’entrée quotidiens dans le CRM.
Jour 6 — Connecter le CRM à votre site (simplement)
Pour qu’il soit utilisé, votre CRM doit recevoir les nouveaux contacts automatiquement.
Selon votre stack :
- site vitrine statique (Next.js, autre) :
- formulaire → fonction serverless (ex: Netlify Functions, Vercel) → CRM via API ou email structuré;
- WordPress :
- plugin de formulaire connecté à l’API de votre CRM (ou Zapier/Make),
- solutions type HubSpot :
- formulaires HubSpot intégrés directement au site.
L’important:
- ne plus devoir recopier les infos du site à la main,
- conserver les mentions RGPD nécessaires (consentement, finalités).
Jour 7 — Installer l’habitude (ce qui fera la différence)
Un CRM “en place” ne sert à rien si vous ne l’ouvrez pas.
Installez trois habitudes simples:
- Chaque nouveau contact passe par le CRM:
- pas de numéro noté sur un post-it,
- pas de mail à retrouver dans la boîte “Reçus”.
- Chaque début de journée:
- vous ouvrez la vue “À relancer cette semaine”,
- vous traitez par priorités.
- Chaque fin de journée:
- vous mettez à jour Étape + Date prochaine action pour les contacts traités.
En appliquant ça pendant 2–3 semaines, votre CRM devient:
- votre source de vérité clients,
- un outil de pilotage, pas un fardeau administratif.
FAQ — Mini CRM en 7 jours
Peut-on vraiment mettre en place un CRM en 7 jours ?
Oui, si l’objectif est un mini CRM:
- avec les champs essentiels,
- des vues utiles,
- un premier lot de contacts importés.
Vous n’aurez pas un système parfait, mais vous aurez quelque chose de fonctionnel qui remplacera Excel.
Dois-je importer tout mon historique de clients ?
Pas tout de suite. Commencez par:
- l’actif (clients/prospects récents),
- les dossiers en cours.
Vous pourrez fusionner l’historique plus tard, sans pression. Importer tout d’un coup augmente le risque de se noier dans le ménage.
Comment choisir entre Notion, Airtable et HubSpot ?
- Notion : si vous voulez un espace de travail global (CRM + docs).
- Airtable : si vous pensez “en tableau” et aimez les filtres et vues graphiques.
- HubSpot : si votre activité repose sur un pipeline de ventes avec plusieurs commerciaux ou un suivi serré.
Un mini CRM ne va-t-il pas devenir trop limité ?
Il est probable qu’au bout de 1 à 3 ans, vous ayez envie:
- d’ajouter des automatisations,
- de renforcer les rapports,
- de connecter d’autres outils.
C’est normal. Le mini CRM n’est pas une fin en soi, c’est un point de départ sain, beaucoup plus solide qu’un fichier Excel fragile.
Si vous avez besoin:
- d’un modèle Notion ou Airtable prêt à remplir,
- ou d’un coup de main pour connecter votre formulaire de site vitrine à votre CRM,
je peux vous accompagner pour que votre mini CRM soit opérationnel en une semaine, sans jargon ni usine à gaz.