Excel est un outil formidable. J’ai vu des entreprises tourner pendant des années sur un fichier Excel bien structuré.
Mais au-delà d’un certain point, Excel devient un goulot d’étranglement:
- envoi de mauvais devis,
- contacts oubliés,
- relances jamais faites,
- plusieurs versions du fichier qui circulent.
Vous sentez que ça devient bancal, sans savoir si c’est “juste un peu le bazar” ou si vous avez vraiment besoin de passer à un CRM.
Voici 10 signes concrets que votre TPE a dépassé le stade “Excel suffit” et qu’un CRM simple vous ferait gagner du temps… et de l’argent.
1. Vous avez plusieurs versions du fichier clients (et vous ne savez plus laquelle est à jour)
C’est le symptôme n°1.
clients-final.xlsxclients_def_v3.xlsxcopie_clients_pour_compta.xlsx
Si plusieurs personnes modifient le fichier en parallèle, vous perdez:
- de la fiabilité (données contradictoires),
- du temps (réconciliation),
- des opportunités (relances oubliées, infos perdues).
Un CRM centralise les informations dans un seul endroit, avec un historique des modifications.
2. Vous ne pouvez pas répondre à « qui relancer cette semaine ? » en 30 secondes
Avec un bon CRM, cette question se règle en:
- ouvrant la vue “à relancer”,
- filtrant par date/étape.
Si vous devez:
- trier une colonne,
- filtrer plusieurs onglets,
- vous rappeler manuellement “ah oui, lui m’avait dit de le rappeler en mars”,
vous dépensez votre énergie mentale sur de la logistique, pas sur la relation client.
3. Vous perdez des informations importantes dans les commentaires ou les mails
Excel ne gère pas bien:
- les notes d’appels,
- les détails de contexte,
- les échanges email.
Résultat:
- un client rappelle, vous ne savez plus de quoi vous aviez parlé,
- un collègue répond sans voir l’historique,
- les informations sont dispersées dans plusieurs boîtes mail.
Un CRM vous permet de regrouper les notes, les événements et parfois les emails par contact.
4. Il est impossible de visualiser votre “pipeline” d’un coup d’œil
Pour piloter votre activité, vous devez pouvoir voir:
- combien d’opportunités sont:
- en cours,
- en négociation,
- gagnées/perdues,
- quelles sont les prochaines étapes.
Si vous devez bricoler des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques pour comprendre où vous en êtes, vous perdez du temps et les infos ne sont jamais à jour.
Un CRM simple avec vue kanban (colonnes “Prospect”, “Proposition envoyée”, “En négociation”, “Gagné/Perdu”) vous donne cette visibilité en quelques secondes.
5. Vous ne pouvez pas filtrer facilement par type de client / secteur / priorité
Plus votre base grandit, plus vous avez besoin de:
- filtrer par secteur,
- par taille d’entreprise,
- par source (site web, recommandation, salon),
- par priorité (A, B, C).
Excel le permet, mais:
- devient vite fragile (une colonne en plus et tout casse),
- nécessite des manipulations manuelles.
Dans un CRM, ces champs deviennent des propriétés structurées sur lesquelles vous pouvez filtrer, regrouper, analyser.
6. Vous avez déjà perdu un client parce que “personne n’a rappelé”
C’est souvent à ce moment-là que les entreprises me contactent.
- un prospect sérieux remplit un formulaire,
- l’email arrive,
- quelqu’un se dit “je le rappellerai demain”,
- demain il y a une urgence,
- le prospect ne reçoit jamais de réponse ou une semaine plus tard.
Avec un CRM simple:
- chaque nouveau contact est ajouté avec une date de prochaine action,
- une vue “en retard” ou “à relancer” met en évidence ce qui doit être traité,
- vous réduisez drastiquement les “oublis”.
7. Aucune métrique simple sur vos ventes n’est disponible
Vous ne pouvez pas répondre rapidement à des questions comme:
- combien de devis envoyés le mois dernier ?
- combien gagnés/perdus ?
- taux de transformation moyen ?
Excel peut le faire, mais:
- rarement sans casse,
- rarement sans une personne à l’aise avec les formules.
Un CRM permet de sortir ces chiffres en 2–3 clics. Ces métriques ne sont pas du luxe : elles vous aident à décider où mettre vos efforts.
8. Chaque nouvelle personne dans l’équipe casse votre organisation
Si chaque nouvel arrivant doit:
- apprendre comment “fonctionne le fichier Excel”,
- retenir des règles implicites (“on ne touche pas à cette colonne”, “ne trie pas comme ça”),
- et risque de tout casser par erreur,
c’est que votre système n’est pas robuste.
Un CRM bien configuré:
- impose des champs structurés,
- limite ce que chaque profil peut faire,
- guide le nouvel arrivant dans la saisie.
9. Vous repoussez toujours le moment de “nettoyer le fichier”
Vous savez que:
- des contacts sont en double,
- des numéros sont obsolètes,
- des entreprises ne sont plus clientes depuis longtemps.
Mais l’idée de “nettoyer” vous donne mal à la tête.
Avec un CRM:
- les fiches sont plus faciles à fusionner,
- vous pouvez créer des vues “Fiches suspectes / à nettoyer”,
- la maintenance des données devient un process (un peu chaque semaine) plutôt qu’une montagne à gravir.
10. Vous pensez “on devrait avoir un CRM”, mais vous repoussez…
C’est souvent le signe que vous avez intuitivement compris que:
- votre fichier Excel ne tiendra pas 2–3 ans de plus,
- la croissance de votre base contact va le rendre ingérable,
- vous prenez des risques en termes d’organisation.
La bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’un CRM complexe pour régler 80% du problème. Un outil simple, bien pensé, utilisé tous les jours, suffit largement.
Comment passer d’Excel à un CRM sans tout casser
1. Faire un premier ménage
Avant d’importer quoi que ce soit:
- dédoublonnez les contacts évidents,
- supprimez les lignes manifestement obsolètes,
- regroupez les informations essentielles dans des colonnes claires:
- nom,
- email,
- entreprise,
- téléphone,
- statut,
- prochaine action.
2. Choisir un CRM simple pour démarrer
Pour 80% des TPE:
- Notion si vous voulez un outil multi-usage (CRM + notes + docs),
- Airtable si vous voulez une base structurée façon tableur évolué,
- HubSpot si vous avez déjà un pipeline de ventes et des commerciaux.
L’important : ne pas surdimensionner l’outil au début.
3. Importer par lot, pas tout d’un coup
Au lieu d’importer 3 000 lignes en une fois:
- commencez par vos contacts les plus récents,
- gardez l’ancien Excel en archive,
- migrez progressivement (par tranches ou par segment).
FAQ — Excel ou CRM pour TPE ?
Dois-je vraiment abandonner Excel si je n’ai que 100 contacts ?
Pas forcément. Si vous avez moins de 100 contacts et peu de mouvements, Excel peut suffire. Dès que vous multipliez les sources de contacts (site, réseaux, événements) et que vous êtes plusieurs à intervenir, un CRM devient vite plus sain.
Quel est le bon moment pour passer à un CRM ?
Le moment où vous commencez à perdre des opportunités par manque de suivi, et où vous ne pouvez pas répondre en 30 secondes à “quels sont les 10 contacts à relancer cette semaine ?”.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un mini CRM ?
Comptez:
- 1 demi-journée pour clarifier vos besoins et nettoyer le fichier,
- 1 demi-journée pour configurer un CRM simple (Notion/Airtable/HubSpot),
- quelques heures par semaine pendant 1 mois pour prendre l’habitude.
Ensuite, il devient un réflexe.
Un CRM ne va-t-il pas me faire perdre du temps au début ?
Oui, un peu. Comme tout nouvel outil. Mais si votre système actuel vous fait perdre 2–3 heures par semaine en fouilles dans Excel et relances ratées, le retour sur investissement est rapide.
Si vous voulez, je peux vous aider à :
- diagnostiquer si vous avez vraiment besoin d’un CRM,
- choisir l’outil adapté à votre taille,
- configurer un mini CRM simple qui remplace Excel sans vous submerger.